Digitales Onboarding: 6 Schlüsselstrategien zum Erfolg.

von Dr. Teresa Müller, Ute Hahn

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Der Einstieg in einen neuen Job bringt immer Herausforderungen mit sich – Arbeiten im Homeoffice macht es nicht einfacher, sich im neuen Umfeld zurechtzufinden. Das gilt sowohl für die Neueinsteiger als auch für die Unternehmen, die sie einstellen. Wir stellen Ihnen 6 Tipps vor, wie digitales Onboarding sowohl aus Sicht der Unternehmen, als auch der Neulinge gelingt. Dabei teilen wir Bewährtes aus dem virtuellen Onboarding neuer Teammitglieder bei Management Partner.

Neu im Job: Herausforderungen im Homeoffice

Auch ohne Lockdown ist der Start in einen neuen Job herausfordernd. Als Neuling hat man noch kein eigenes Netzwerk aufgebaut, kennt weder Ansprechpartner noch Zuständigkeiten. Dazu kommen Unsicherheiten in der Kommunikation und in der Nutzung von Systemen, Tools und noch unbekannten Programmen.
Die Situation im Homeoffice birgt weitere Schwierigkeiten: Man möchte die neuen Kollegen kennenlernen, Zugehörigkeit zum Team entwickeln und informell informiert sein, ohne direkten Kontakt mit den Kollegen zu haben. Falls man aus dem Hochschulumfeld wechselt, muss man sich als Berufseinsteiger darüber hinaus in einer veränderten Tagesstruktur zurechtfinden.
Auch für Vorgesetzte und Teammitglieder ist digitales Onboarding herausfordernd: es gibt weniger Gelegenheiten, das neue Teammitglied gut zu begleiten, einzubinden und ihm den Weg zu weisen.
Die Arbeit im Vollzeit-Homeoffice ist nicht mehr wegzudenken und die damit verbundenen Vorurteile werden im Zuge der Corona-Krise auf den Prüfstand gestellt. Damit gewinnt das digitale Onboarding, mit dem noch viele Unsicherheiten einhergehen, an Bedeutung. Wie kann der Neueinstieg erfolgreich gestaltet werden? Wir haben 6 Tipps für Sie, wie digitales Onboarding gelingt.

Digitales Onboarding: Tipps für Unternehmen

1. Onboarding-Prozess strukturieren und standardisieren

Gerade bei einem digitalen Onboarding-Prozess ist es wichtig, die Lernkurve des Neueinsteigers nicht dem Zufall zu überlassen und für die ersten Wochen einen strukturierten Plan zu haben. Was wie eine Selbstverständlichkeit wirkt, schafft insbesondere beim digitalen Onboarden enorme Sicherheit – für das neue Teammitglied und für das Unternehmen.
Darauf sollten Sie achten:

• Tools und Ausstattung stehen bereit.
• Plan mit allen relevanten Lernbausteinen (z.B. Einführung in Systeme und Tools).
• Terminplan für Kennenlerngespräche mit wichtigen Ansprechpartnern (und ggf. Kunden).
• Zeitfenster im Gesamtteammeeting für die Vorstellung ist vorgesehen (umfassende Selbstvorstellung).
• Konkrete Erwartungen an das neue Teammitglied sind formuliert.

Die Standardisierung dieses Prozesses hilft, ihn zu replizieren und auch bei der nächsten Neueinstellung gleiche Erfolge zu erzielen. Alle am Onboarding-Prozess Beteiligten sollten vorab gut vorbereitet sein und ihren Beitrag zum Gelingen kennen.

2. Mentor und Buddy: Feste Ansprechpartner benennen

Gerade im Homeoffice ist es für einen Jobeinsteiger eine Herausforderung, Fragen und Anregungen zu platzieren. Gesprächsgelegenheiten, wie der gemeinsame Mittagstisch, Treffen in der Kaffeeküche oder die gemeinsame Fahrt zum Kunden, sind rar.
Es ist wichtig, dass das neue Teammitglied einen Mentor hat, an den es sich mit seinen Anliegen wenden kann und der es in der Anfangsphase begleitet. Häufig ist der Mentor gleichzeitig Vorgesetzter, allerdings ist dies nicht zwingend notwendig.
Dafür ist der Mentor verantwortlich:

• Enge Begleitung des digitalen Onboarding-Prozesses (z.B. ein wöchentlicher Check-in mit Rück- und Vorschau).
• In regelmäßigen Abständen Rückmeldung zum Verhalten geben (unsere Empfehlung in der Anfangsphase: alle 4 Wochen).
• Ergebnisoffener Dialog über die Erfahrungen und Eindrücke, sowie die Wünsche des neuen Teammitglieds führen.

Auf der horizontalen Ebene empfehlen wir, dem Neuling einen Buddy an die Seite zu stellen, der sich immer wieder informell in Verbindung setzt und dafür sorgt, dass das neue Teammitglied auch abseits des Formellen gut vernetzt ist.

3. Virtuelle Rituale etablieren

Zufällige Begegnungen in der Kaffeeküche, eine herzliche Willkommensbegrüßung per Handschlag, das direkte Anlächeln im Meeting – all dies fällt beim digitalen Onboarding gegenüber einem „klassischen“ Einstieg unter den Tisch.
Bei Management Partner legen wir seit dem Lockdown großen Wert darauf, virtuelle Räume zu schaffen, bei denen das Zwischenmenschliche im Vordergrund steht. Ein Beispiel dafür ist die virtuelle Kaffeeküche, bei der sich morgens um 8 Uhr für 20 Minuten jedes Teammitglied einfinden kann, das Lust und Zeit hat, gemeinsam in den Tag zu starten. Gerade für neue Teammitglieder sind solche Gelegenheiten wertvoll, um auch abseits von fachlichen Themen die neuen Kollegen kennenzulernen und sich in die Teamstrukturen einzufinden.

„Sicherheit zu vermitteln: Darauf kommt es uns im digitalen Onboarding-Prozess vor allem an. Wir wollen, dass sich eine neues Teammitglied schnell wohlfühlt und als ganzer Mensch ankommt – nicht nur mit seiner Arbeitskraft. Daher ist es wichtig, virtuelle Gelegenheiten der Begegnung für unsere Neueinsteigerinnen und -einsteiger zu schaffen – auch für informellen Austausch.“

Ute Hahn, Senior Consultant Strategie und Changemanagement, Management Partner GmbH Unternehmensberater

Tipps und Strategien für Berufseinsteiger

Was kann ein Neueinsteiger tun, um den Anfang zu erleichtern?

1. Einfach durchklingeln!

Als Neuling jemanden anzurufen ist eine Herausforderung – gerade, wenn man seinem Gesprächspartner noch nicht persönlich begegnet ist. Es lohnt sich, über seinen Schatten zu springen und sich bewusst Zeit fürs Netzwerken zu nehmen. In der Regel reagieren die Angesprochenen positiv und durch den informellen Austausch lösen sich anfängliche Bedenken in Luft auf.
Bei MP haben sich die neueren Teammitglieder zur „virtuellen Küken-Küche“ zusammengefunden, um sich untereinander besser kennenzulernen und die ersten Erfahrungen im neuen Unternehmen auszutauschen. Gerade dieser Peer-Austausch wird als sehr wertvoll eingestuft!

„Diese Hürde, bei jemandem im Homeoffice anzurufen, den man noch nicht so gut kennt, kenne ich auch von mir selbst. Wenn man aber über seinen Schatten springt und einfach einmal durchklingelt merkt man schnell, dass diese Hürde eigentlich nur im eigenen Kopf existiert!“

Dr. Teresa Müller, Consultant bei Management Partner GmbH, Expertin für Self Leadership

2. Recherchieren, sich informieren und Beiträge anbieten!

Auch außerhalb einer Homeoffice-Situation ist es ein Muss, sich als Neueinsteiger über jobrelevante Inhalte, Themen und Zusammenhänge zu informieren. Es geht darum, sich etwa in die Know-How Datenbank oder andere Dokumentationsquellen einzuarbeiten und sich schnell fachliches Wissen anzueignen. Als Einsteiger sollte man sich diese Wissensressourcen unbedingt erschließen. Die Gelegenheiten der persönlichen Wissensvermittlung sind im Homeoffice eingeschränkter. Aus der Eigenrecherche ergeben sich oft Anknüpfungspunkte zu eigenen Kompetenzen, die man als Neuling anbieten kann.

3. Führe Dich selbst (#selbstführungistgeil)

Ein neuer Lebensabschnitt, ein neuer Job, ein neues soziales Umfeld, ein neuer Alltag und das alles auch noch virtuell aus dem Vollzeit-Homeoffice – die großen Veränderungen beim Neueinstieg fordern die Selbstführungs-Kompetenz enorm! Aus der arbeitspsychologischen Forschung ist bekannt, dass die Arbeit im eigenen Büro Vorteile hat und etwa zu einer höheren Flexibilität, Autonomie und einer bessere Work-Life-Balance führen kann. Allerdings birgt sie auch Risiken: Überarbeitung und Burnout, soziale Isolation, Bewegungsmangel. In welche Richtung das Pendel ausschlägt, hängt von der eigenen Selbstführungs-Kompetenz ab. Um im Vollzeit-Homeoffice motiviert und produktiv zu sein und gleichzeitig gesund zu bleiben, braucht es einen Werkzeugkoffer mit individuell wirksamen Selbstführungsstrategien.

Selbstführungs-Tipps fürs Homeoffice:

• Genusselemente im Alltag: schöne Musik im Hintergrund, frische Blumen auf dem Tisch, Telefonkonferenzen in der Nachmittagssonne auf dem Balkon, etc.
• Eigene Rituale entwickeln: feste Mittagspause machen und diese auch im Kalender blocken, feste Beginn- und Feierabend-Zeiten einhalten, Bürokleidung tragen, etc.
• Bewusst Erholungsphasen einplanen.
• Blöcke für Vor- und Nachbereitung im Kalender einplanen: Besonders in der Anfangszeit im neuen Job hilft es, sich neue Themen und Inhalte im Nachgang an Besprechungen nochmals anzuschauen.

„Der Einstieg in ein neues Unternehmen bedeutet, in einen Alltag mit neuen Herausforderungen zu starten, in den man erst einmal hineinfinden muss. Gerade in der Situation des Vollzeit-Homeoffice ist es besonders herausfordernd, diesen Alltag selbst so mitzugestalten, dass man motiviert und produktiv und gleichzeitig gesund bleibt. Gute Selbstführung ist dabei eine wesentliche Schlüsselkompetenz!“

Dr. Teresa Müller, Consultant bei Management Partner GmbH, Expertin für Self Leadership

Sie wünschen sich eine Vertiefung zum Thema „Selbstführung“? Dann hören Sie unseren Podcast zum Thema mit Dr. Teresa Müller und Ute Hahn.

Fazit

Unsere 6 Tipps, wie digitales Onboarding gelingt, machen deutlich: es hängt sowohl vom Unternehmen als auch vom Neueinsteiger ab, wie gut der Einstieg in den neuen Job funktioniert. Als Unternehmen kann man dem neuen Mitglied helfen, indem es aktiv ins Team eingebunden wird, eine systematische Einführung in die Rahmenbedingungen erhält und Ansprechpersonen zugewiesen bekommt.
Jobeinsteiger können sich im Unternehmen durch Netzwerken und eigenständige Mitarbeit einbringen. In der Homeoffice-Situation ist es besonders wichtig, auf effiziente Selbstführung zu achten und die Situation so zu gestalten, dass die neue Arbeit produktiv ist und Freude macht.

Sie interessieren sich für Arbeiten im Homeoffice? Dann empfehlen wir Ihnen unsere 4-teilige Blog-Serie von Dr. Teresa Müller.

Sie wünschen mehr Information zum Thema? Sprechen Sie uns einfach an: Dr. Teresa Müller (tmu@management-partner.com) ist Expertin für Selbstführung, insbesondere im Umfeld von „Remote Work“. Ute Hahn (uha@management-partner.com) kennt die Herausforderungen des Onboardings aus ihrer Führungs- und Beratungspraxis. Als Beraterinnen kennen sich beide mit „Remote Work“ in der Praxis bestens aus. Wir freuen uns!

Management Partner ist die richtige Beratung für alle, die sich anspruchsvolle Ziele setzen. Dabei entdecken wir Chancen, die versteckt geblieben sind, und Lösungen, die vorher nicht vorstellbar waren. Gemeinsam mit Ihnen gelingt es uns, Ihr Unternehmen spürbar – und messbar – zum Besseren zu verändern. Wir helfen, Ihre Veränderungsfähigkeit zu entwickeln — und zu behalten. Auch wenn unser Auftrag irgendwann endet — Ihre Veränderungsfähigkeit bleibt.

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